Atas e Relatórios

 
RELATÓRIO DA DIRETORA ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA DA ADB

Administração

A administração concentrou esforços em prover e consolidar a infra-estrutura necessária ao bom desempenho das atividades substantivas da ADB, com o objetivo de dar melhores condições à Diretoria de "servir, unir e informar", em consonância com as crescentes expectativas dos Associados. No primeiro ano do biênio, foram feitos investimentos em duas áreas: pessoal e informática.

Pessoal

A contratação, em julho de 1999, de um gerente de escritório conferiu novo perfil ao Secretariado. Ao invés de duas Secretárias, uma das quais em regime de meio expediente, a Associação passou a contar com um Gerente Administrativo e uma Secretária, ambos em tempo integral.

Paralelamente, o trabalho da Secretária foi valorizado, mediante reajuste de sua remuneração. Esse redesenho da área de pessoal, embora implicando aumento da folha, proporcionou um rendimento muito maior em termos de otimização de recursos.

O primeiro gerente administrativo, o Senhor Jurandy Pereira Machado, foi escolhido ao cabo de processo seletivo - conduzido pelos membros da Diretoria, a partir de anúncio em jornal - em função de sua ampla experiência organizacional, capacitação em contabilidade e conhecimentos de informática. Após pouco mais de um ano de excelentes serviços, solicitou dispensa e foi substituído pelo Sr. Térsio Arcúrio, que também havia concorrido no processo seletivo inicial. Igualmente capacitado, o Sr. Arcúrio soube dar continuidade aos assuntos em andamento e vem procurando abrir novas frentes de trabalho a fim de proporcionar sempre mais e melhores serviços aos Associados da ADB.

Tanto o Sr. Arcúrio quanto a Sra. Clara de Assis Guimarães Siqueira, que vem prestando, de longa data, valiosos serviços como Secretária da ADB, vêm-se desencumbindo de suas funções com dedicação, entusiasmo e competência. Ambos são merecedores de todo louvor pelo desempenho das respectivas funções e por um trabalho em equipe de primeira linha.

Informática

A segunda área de investimento foi a implantação de sistemas informatizados. Após extensa pesquisa de mercado, adquirimos, ainda no ano passado, um servidor e software, contratamos os serviços da Politec Informática, selecionada para facilitar a integração com o ambiente do MRE, e registramos junto à FAPESP o domínio adb.org.br. Pudemos assim lançar o nosso site na Internet, a nossa Home Page, em benefício da comunicação com os Associados e da divulgação de temas de interesse da corporação.

Nessa mesma linha, um dos computadores da ADB foi conectado à rede do Ministério e foi criada a nossa Caixa Virtual Coletiva, adb@mre.gov.br, que vem recebendo, a cada dia, número maior de mensagens. O correio eletrônico, aliás, tem sido da maior utilidade para a comunicação com os Associados e para a coordenação entre os membros da Diretoria.

Ao mesmo tempo, ampliou-se o uso de ferramentas de escritório: a movimentação financeira está refletida em planilhas permanentemente atualizadas e foi implantado sistema de protocolo de correspondência. Juntamente com a reorganização do arquivo, destinada a simplificar a busca de antecedentes, esse sistema confere maior agilidade à troca de correspondência.

Ainda no campo da informatização, foi levada a cabo a implantação do Sistema de Cadastro dos Associados da ADB - SISCAD - com acesso direto à base de dados central do Ministério, de modo a dispor de dados permanentemente atualizados no que tange à lotação e, tão logo disponível na base corporativa, à movimentação dos Associados. Fica assim, facilitada a tarefa de envio de correspondência, circular e individual, assim como a atualização das folhas de consignações, relativas ao Brasil e ao exterior.

Associados

Antes de proceder-se ao cadastramento dos Associados nesse sistema, foi feito exaustivo trabalho de atualização das listas disponíveis na Secretaria da ADB, inclusive no que respeita aos endereços daqueles que não estão exercendo cargos no Ministério. Estes - quer estejam aposentados, no quadro especial, servindo em outros órgãos públicos ou em organismos internacionais - têm na ADB um importante elo de contato com a Casa, dentro do nosso propósito de "unir". Nesse contexto, registramos, com satisfação, o interesse manifestado por pensionistas em figurar das "mailing lists" da Associação.

Contamos hoje com 983 Associados, 545 dos quais no Brasil e 438 no exterior: 719 estão no quadro ordinário, 69 no Quadro Especial e 195 aposentados.

Paralelamente à tarefa de atualização do cadastro, procedemos ao redesenho, encomenda e distribuição de novas carteiras aos Associados e, mediante solicitação à Secretaria, também a seus dependentes.

Contratos

As atividades descritas nos itens anteriores envolveram a celebração, em 1999, de dois contratos: com a Politec Informática, para a confecção da Home Page e a elaboração de sistema de cadastro, e com a HM Serviços de Identificação Ltda., para a confecção dos novos cartões de Associado. Na área de pessoal, em 1999 foi firmado contrato com o Sr. Jurandy Pereira Machado, assinado termo aditivo ao contrato com a Sra. Clara de Assis Guimarães Siqueira e rescindido o contrato com a Sra. Natércia Klingl. Em 2000, foi rescindido o contrato firmado com o Sr. Jurandy Pereira Machado e firmado contrato com o Sr. Térsio Arcúrio para substituí-lo, nas mesmas condições. Foi mantido, ao longo do biênio, o contrato com a firma Contadora Serviços Contábeis S/C Ltda., encarregada da preparação dos balancetes mensais.

Patrimônio

Além do servidor para a Home Page, foram incorporados ao patrimônio da ADB, em 1999, nova copiadora e fax. Este, embora de marca reconhecida, apresentou defeito recentemente, já fora do prazo de garantia, com conserto orçado acima do valor de novo equipamento. Assim, em 2000, foi adquirido novo fax, assim como arquivo de aço. Deu-se baixa no fax inservível e também em computador antigo, mediante doação ao SOS. Criança - Regional de Taguatinga. O inventário foi devidamente atualizado com essas alterações e com a inclusão das fotografias emolduradas do Barão do Rio Branco, inclusive no que respeita ao registro contábil.

Secretariado

Como resultado do investimento em pessoal, equipamentos e serviços, o Secretariado da ADB vem dando pronto atendimento aos pedidos de rotina dos Associados e provendo o suporte necessário às atividades da Diretoria. Na fase inicial de reorganização da infra-estrutura, em 1999, as atividades do Secretariado se concentraram na área administrativa e na implantação da Home Page; consolidada a reorganização, encontra-se em condições de ampliar a contribuição que vem prestando aos demais projetos da Associação.

Conveniados

Foi atualizada, mediante contatos diretos com as empresas conveniadas, a lista de estabelecimentos que oferecem descontos para os Associados. Nesse contexto, iniciou-se o trabalho de ampliação dessa relação, a qual está disponível na Home Page. No ano em curso, começaram a ser efetivamente firmados convênios com as empresas, baseados em minuta-padrão aprovada pela Diretoria. Acreditamos existir boas possibilidades de ampliação desses serviços, inclusive mediante a incorporação de sugestões dos associados quanto a empresas a contactar.

Comunicação

Os Associados terão notado a ênfase dada à comunicação, ao longo destes dois anos, em todos os projetos da ADB. Sem ela, não podemos servir, unir ou informar. Por considerar essencial que essa comunicação se dê em ambos os sentidos, procuramos, por um lado, manter os associados a par do que estava acontecendo e do que estávamos fazendo; e, por outro, estimulamos os Associados a comunicarem-se conosco, no intuito de melhor identificar os interesses da corporação e as áreas onde deseja ver concentrada a atenção da Diretoria. Dessa forma, buscamos estimular a participação dos Associados nas atividades da ADB, inclusive mediante colaboração direta na condução de temas de interesse coletivo.

Como instrumento de divulgação contamos com a Home Page e com sistema de mala direta, via e-mail, para a circulação dos Correios eletrônicos da ADB, enviados para os Associados na Secretaria de Estado a seus endereços no sistema de correio eletrônico do MRE e para todos os postos no exterior e escritórios de representação no Brasil. Para os Associados que não estão exercendo funções no Ministério, adotamos a via postal para a divulgação do Correio da ADB, mas passamos a utilizar a via eletrônica sempre que o endereço de e-mail nos era fornecido, em resposta aos formulários de atualização de endereços distribuídos, inclusive na convocação para a esta IX Assembléia-Geral Ordinária.

Obrigações estatutárias

Às atividades acima descritas, somou-se a rotina decorrente das obrigações estatutárias. Em cumprimento ao disposto no Artigo 13, alínea b) do Estatuto da ADB, foram preparados projetos de agenda e lavradas as atas para cada uma das Reuniões de Diretoria, realizadas mensalmente, nos termos do Artigo 10 §4º do Estatuto. As Atas das 1ª à 23ª Reuniões estão devidamente arquivadas na ADB, à disposição dos Associados, assim como uma compilação, por tema, do que foi registrado em Ata.

Foram também lavradas, devidamente assinadas e registradas em cartório as Atas da IV Assembléia-Geral Extraordinária e da VIII Assembléia-Geral Ordinária; modificado o Estatuto, com base nas decisões tomadas na primeira, com o devido registro em cartório, e tomadas as providências necessárias à substituição de nomes para movimentação das contas da ADB junto aos estabelecimentos bancários pertinentes.

Cabendo ao Diretor Administrativo e Financeiro, nos termos do Artigo 13, alínea a), do Estatuto, responder pelo expediente da ADB, a titular manteve reuniões semanais com o Gerente Administrativo para verificar o cumprimento das rotinas, acompanhar o andamento das atividades a seu cargo, dar-lhe a orientação necessária e tratar da execução financeira, uma vez que, nos termos do Estatuto, é atribuição do Presidente "em conjunto com o Diretor Administrativo e Financeiro, abrir, fechar e movimentar contas e aplicações bancárias, emitir e endossar cheques ou outros documentos que tenham relevância patrimonial".

Finanças

Estão disponíveis na Secretaria da ADB dados sobre as receitas de 1999 e 2000, consignações, despesas e rendimento das aplicações.

Foram mantidos, ao longo do período em tela, entendimentos com a Divisão do Pessoal com vistas a ajustes no sistema de consignações. Verificamos que os descontos em folha no Brasil, que deveriam ser idênticos para os Associados pertencentes à mesma classe, uma vez que se baseiam em percentuais sobre o vencimento básico, variavam de acordo com o ano de ingresso do Associado. Embora a diferença seja pouco significativa em termos individuais, foi solicitada à DP a devida uniformização.

Foram também tomadas medidas para que o desconto em folha acompanhe, automaticamente, a mudança de lotação do associado em caso de remoção. Embora tenhamos fornecido à Divisão do Pessoal uma relação completa de Associados, juntamente com a tabela de descontos, o desconto muitas vezes não é feito quando o Associado é transferido da folha de pagamento no Brasil e para a folha de pagamento no exterior e vice-versa. Acreditamos que, graças ao bom entendimento com a Divisão do Pessoal, aliado à implantação do sistema de cadastro informatizado da ADB, será possível encontrar um meio de evitar futuras ocorrências de interrupção nos descontos em folha.

Obrigações Estatutárias

Em cumprimento aos Artigos 11, alíneas g) e h, e 12, alínea f), do Estatuto da ADB, foram preparados:

• * balanço financeiro e patrimonial, para apresentação ao Conselho Fiscal e a esta Assembléia-Geral;
• * prestação de contas, para apresentação ao Conselho Fiscal;
• * proposta de orçamento anual, aprovada pela Diretoria e submetida ao Conselho Fiscal.

Sistemática de prestações de contas

Havendo as prestações de contas anteriores merecido a aprovação do Conselho Fiscal, inclusive a que foi apresentada por ocasião da VIII Assembléia-Geral Ordinária, manteve-se, em linhas gerais, a mesma sistemática de apresentação da documentação contábil: para cada mês, há um balancete analítico e uma relação numerada de documentos anexos, correspondentemente numerados. No entanto, observamos que, em anos anteriores, o balancete se baseava no critério de mês de referência, enquanto a relação de documentos refletia a efetiva movimentação financeira no período. Para maior transparência, em benefício do trabalho do Conselho Fiscal, essa incongruência foi sanada, adotando-se o critério único de movimento de caixa para os lançamentos e para a organização da documentação comprobatória. Os balancetes também passaram a incluir, a partir de 2000, sub-contas discriminadas, com indicação do número do documento comprobatório correspondente.

Conclusão

Embora tenha exigido um esforço concentrado, acredita-se estarem lançadas as bases de uma máquina administrativa ágil, à altura dos projetos da Diretoria. Alguns projetos - como a regularização das consignações, a ampliação da lista de conveniadas e a reorganização do arquivo - devem ainda ser finalizados, sem prejuízo das iniciativas incluídas no programa de trabalho da Administração da ADB. A situação financeiro-patrimonial da Associação é saudável, com disponibilidade de recursos para projetos específicos, em áreas substantivas, além da edição do Boletim.

Maria Elisa Berenguer
Diretora Administrativa e Financeira